Datenschutzhinweise
nach Art. 13, 14 DSGVO

Datenschutzhinweise für unsere Kunden, Lieferanten und Interessenten

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, unseren Produkten und unseren Dienstleistungen. Wir als die datenschutzrechtlich Verantwortlichen möchten, dass Sie sich im Austausch mit uns und unseren Mitarbeitern hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten wohlfühlen.  Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Beachtung der deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Dadurch hat der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für uns oberste Priorität. Mit nachstehenden Informationen möchten wir Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Einzelnen umgehen: 

1.     Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die

Kosyma GmbH 

Große Hub 7c 

65344 Eltville am Rhein 

+49 (0) 171 31 866 46 

info@kosyma.com 

Webseite: www.kosyma.com   

2.     Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die

DataCo GmbH

Sandstraße 33

80335 München, Deutschland

Tel.: +49 (0) 89 7400 458 40

E-Mail: datenschutz@dataguard.de

www.dataguard.de

3.     Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten  

a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden  

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten wir folgende Daten zu Ihrer Person: 

• Adresse

• Nachname

• Vorname

• Kontaktdaten 

b. Zwecke der Datenverarbeitung  

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet: 

• Um Ihre Anfrage als Interessent zu bearbeiten. Zu diesem Zweck nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage beantworten zu können. 

• Um vorvertragliche Maßnahmen vorzubereiten und durchzuführen – hierzu gehört z.B. die Erstellung und Übersendung eines individuellen Angebotes oder individuelle Vereinbarung und Übermittlung von Vertragskonditionen mit dem Ziel des Vertragsschlusses. 

• Um Ihre Kontaktdaten in unsere Kundendatenbank aufzunehmen.

• Um unseren vertraglichen Pflichten aus dem entsprechenden Vertrag mit Ihnen nachzukommen. Zu diesem Zweck geben wir Ihre personenbezogenen Daten u. a. an Speditionen oder andere Dienstleister weiter, um eine reibungslose Lieferung bzw. Bereitstellung der Waren und Services zu gewährleisten. 

• Um Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen optimal zu informieren. Dazu gehört auch der Versand von (Direkt-)Werbung per E-Mail oder per Post.  

• Um eine reibungslose Abrechnung der erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Rechnungen ausstellen zu können. Darüber hinaus leiten wir Ihre personenbezogenen Daten an unser externes Steuerbüro Prof. Jacobsen, Berlin zum Zwecke der Finanzbuchhaltung und im Rahmen der Erstellung von Jahresabschlüssen weiter.

• Um unseren rechtlichen Pflichten nachzukommen. Hierzu gehört z.B. die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an das Finanzamt.

• Um Sie als unseren Kunden/Lieferanten optimal zu betreuen. Hierzu gehört insbesondere die Kommunikation mit Ihnen per E-Mail, Mobilfunk, Festnetznummer oder per Fax.

• Zum Zweck des Newsletter-Versands, sofern wir diesen bereit stellen und soweit Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben

• Zur Erfüllung nachvertraglicher Maßnahmen.

• Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung findet auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a - f DS-GVO statt.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der Einwilligung 

Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 5, 7 DS-GVO.

Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Vertrages mit Ihnen

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Diese gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vor- und nachvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.   

Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich aus steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. 

Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses 

Rechtsgrundlage für Direktwerbungszwecke kann bei Vorliegen unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO darstellen. Die hierbei von uns verfolgten berechtigten Interessen – neben den unter b. aufgeführten Zwecken – umfassen:

• Sie im Wege des Direktmarketings optimal über unsere Produkte, Angebote und Dienstleistungen informieren zu können;

• In der Kommunikation mit Ihnen, insbesondere um Ihre Anfragen per E-Mail, Telefon und/oder Fax beantworten zu können;

Rechtsgrundlage für Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Geltendmachung, der Ausübung oder der Verteidigung von Rechtsansprüchen ist ebenfalls unser berechtige Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DS-GVO.

4.     Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:

• externe Mitarbeiter / Freelancer

• Auftragsverarbeiter

• Dritte

• Behörden z.B. Finanzämter, Gerichte, Gewerbeaufsichtsamt

• Abrechnungspartner 

• Inkassounternehmen 

• Kreditinstitute 

• Logistikunternehmen 

• Paketdienstleister 

• Post 

• (externe) Qualitätskontrollstellen  

• Steuerberater

Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Dienstleister übermittelt:

Dienstleister

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place

South County Business Park

Carmanhall And Leopardstown

Dublin, D18 P521

Irland

Zweck

Geschäftliche Kommunikation mit Kunden und Interessenten (z. B. Outlook, Teams, OneDrive)

Rechtsgrundlage

Auftragsverarbeitungsvertrag

Dienstleister

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Munzinger Straße 9

79111 Freiburg

Deutschland

Zweck 

Finanzbuchhaltung inkl. Rechnungserstellung

Rechtsgrundlage

Auftragsverarbeitungsvertrag

Dienstleister

Arvato Systems Perdata GmbH

Martin-Luther-Ring 7-9

04109 Leipzig

Deutschland

Zweck

Bereitstellung und Abrechnung von TI-Services

Rechtsgrundlage

Auftragsverarbeitungsvertrag

Dienstleister

Research Industrial Systems Engineering (RISE) Deutschland GmbH

Wohlrabedamm 32

13629 Berlin

Deutschland

Zweck

Betrieb TI-Gateway

Rechtsgrundlage 

Auftragsverarbeitungsvertrag

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an folgende Dienstleister übermittelt, die in einem Land außerhalb der EU/des EWR ansässig sind:

Dienstleister

Atlassian Pty Ltd

Level 6, 341 George Street

Sydney NSW 2000

Australien

Zweck

Kollaboration, Aufgabenmanagement, Dokumentation (z. B. Confluence, Trello)

Rechtsgrundlage

EU Standardvertragsklauseln für internationalen Datentransfer

Dienstleister

MZLA Technologies Corporation

149 New Montgomery St

4th Floor, San Francisco

CA 94105

USA

Zweck

Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit Thunderbird

Rechtsgrundlage

EU Standardvertragsklauseln für internationalen Datentransfer

Dienstleister

Docusign, Inc.

221 Main Street Suite 1550

San Francisco

CA 94105

USA

Zweck

Digitale Signaturen

Rechtsgrundlage

EU Standardvertragsklauseln für internationalen Datentransfer

Um den Drittlandtransfer möglichst datenschutzfreundlich zu gestalten, wurden mit Anbietern in unsicheren Drittländern Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln kann durch eine formlose E-Mail an datenschutz@kosyma.com angefordert werden.

5.      Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Gefahrenhinweise im Rahmen von Drittlandübermittlungen

Beim Einsatz von einigen Dienstleistern können personenbezogene Daten auf Servern in Drittländer außerhalb der EU, wie bspw. die USA, übertragen werden. Für die USA liegt seit dem 11.07.2023 ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DS-GVO für zertifizierte Anbieter vor. Wir weisen Sie darauf hin, dass eine Datenübermittlung trotz des Vorliegens eines Angemessenheitsbeschlusses gewissen Risiken birgt, über die wir Sie nachfolgend hinweisen dürfen: 

Nachrichtendienste der USA nehmen gewisse Online-Kennungen (wie die IP-Adresse oder einzigartige Kennnummern) als Ausgangspunkt für die Überwachung von Einzelpersonen. So kann insbesondere nicht ausgeschlossen werden, dass diese Nachrichtendienste bereits Informationen über Sie gesammelt haben, mit deren Hilfe die hier übertragenen Daten auf Sie rückführbar sind. 

Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste mit Hauptsitz in den USA unterliegen der Überwachung durch US-Nachrichtendienste gemäß 50 U.S. Code § 1881a („FISA 702”). Demnach haben Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste mit Hauptsitz in den USA die Verpflichtung, den US-Behörden gemäß 50 U.S. Code § 1881a personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, ohne dass Ihnen möglicherweise Rechtsbehelfsmöglichkeiten zustehen. Selbst eine Verschlüsselung der Daten in den Datenzentren des Anbieters elektronischer Kommunikationsdienste kann keinen angemessenen Schutz bieten, da ein Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste, hinsichtlich der importierten Daten, die sich in seinem Besitz oder Gewahrsam oder unter seiner Kontrolle befinden, eine direkte Verpflichtung hat, den Zugriff darauf zu gewähren oder diese herauszugeben. Diese Verpflichtung kann sich ausdrücklich auch auf die kryptografischen Schlüssel erstrecken, ohne die die Daten nicht lesbar sind.

Darüber hinaus sind US-Sicherheitsbehörden durch den Cloud-Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data – Act, Vorschrift 18 U.S.C. § 2713) ebenfalls berechtigt, auf Daten europäischer Gesellschaften mit Muttergesellschaften in den USA zuzugreifen. 

Wenn die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage als dem Angemessenheitsbeschluss beruht, wird die Datenübermittlung und -verarbeitung durch unsere Dienstleister außerhalb der EU auf der Grundlage geeigneter Garantien gemäß Artikel 46 ff. der DS-GVO sichergestellt. Dies wird insbesondere durch die Implementierung sogenannter Standard-Datenschutzklauseln nach Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe c DS-GVO erreicht.

6.     Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für den Zweck, zu dem sie erfasst wurden, notwendig ist. Das bedeutet, dass Daten in unseren Systemen vernichtet oder gelöscht werden, sobald sie nicht länger benötigt werden. Von uns werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur unter den folgenden Voraussetzungen verarbeitet werden:

• Für die Dauer, die die Daten verwendet werden, um Ihnen einen Dienst bereitzustellen

• Wie laut geltendem Recht, Vertrag oder im Hinblick auf unsere gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich

• Nur so lange, wie es für den Zweck notwendig ist, zu dem die Daten erfasst wurden, oder länger, wenn dies aus Vertrag oder geltendem Recht erforderlich ist, unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.

Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, soweit nicht ihre – befristete – Aufbewahrung weiterhin notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (u.a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

7.     Betroffenenrechte

 Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).

• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).

• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DS-GVO).

• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DS-GVO).

• Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.  Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. 

• Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. 

• Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist “Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit“. Diese können Sie erreichen unter 

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

vertreten durch

Prof. Dr. Alexander Roßnagel 

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden 

Telefon: 0611-1408 0

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Webseite: https://datenschutz.hessen.de/

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von art. 6 abs. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einlegen (Art. 21 DS-GVO).

8.     Widerrufsrecht bei Einwilligung 

Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

9.     Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Begründung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne die Angabe der erforderlichen Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht schließen oder durchführen. Darüber hinaus sind wir teilweise gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten zu erheben, z. B. aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO, § 257 HGB).

Wenn Sie uns die erforderlichen Daten nicht bereitstellen, kann dies dazu führen, dass wir die Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortführen können.

Stand 07/2025